Back To Top

Pengertian Delegasi dan Fungsinya

Selamat Datang Di Dunia Kampus

A.      Latar Belakang

Didalam fungsi pengorganisasian, seorang atasan berdasarkan posisinya mempunyai hak ataupun  wewenang untuk menjalankan atau memberikan perintah kepada bawahannya untuk menjalankan wewenangnya. Wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang ini merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari posisi atasan ke bawahan dalam organisasi.

Biasanya wewenang sering dicampur adukan dengan kekuasaan (power). Meskipun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, namun keduanya berbeda. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.



A.           Pengertian Delegasi

Delegasi secara singkat dapat dikatakan bahwa delegasi adalah pemberian sebagaian tanggung jawab dan kewibawaan kepada orang lain. (Charles J. Keating).

Pendelegasian adalah suatu proses untuk mengembangkan  pegawai pegawai anda. (Taiylor)

Pendelegasian adalah kegiatan seseorang untuk menugaskan stafnya/ bawahannya untuk melaksanakan bagian dari tugas manajer yang
bersangkutan dan pada waktu bersamaan memberikan kekuasaan kepada staf/bawahan tersebut, sehingga bawahan itu dapat melaksanakan tugas-tugas itu sebaik-baiknya serta dapat mempertanggung jawabkan hal-hal yang didelegasikan kepadanya. ( Manulang)

Pendelegasian merupakan proses penugasan, wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan. ( Sujak)

Delegasai wewenang adalah proses yang paling fundamental dalam organisasi, sebab pimpinan takkan sanggup melakukan segala sesuatu dan membuat setiap keputusan.

Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer, menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya.


Ø   Alasan pentingnya pendelegasian

Ada alasan delegasi itu diperlukan, diantaranya adalah :

1.        Memungkinkan atasan dapat mencapai lebih dari pada mereka menangani setiap tugas sendiri.

2.        Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.

3.        Atasan dapat memusatkan tenaga kepada suatu tugas yang lebih diprioritaskan.

4.        Karena atasan tidak mempunyai kemampuan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan.

5.        Pendelegasian memungkinkan manajer mencapai hasil yang lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani sendiri.

6.        Agar organisasi berjalan lebih efisien.

7.         Pendelegasian memungkinkan manajer dapat memusatkan perhatian terhadap tugas-tugas prioritas yang lebih penting.

8.        Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan.


Ø   Kegiatan delegasi wewenang


Beberapa kegiatan dalam delegasi wewenang adalah :

a.         Manager menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya kepada orang yang diberi pelimpahan.

b.        Manajer melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

c.          Karyawan/bawahan yang menerima delegasi baik eksplisit maupun implisit menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.

d.        Manajer menerima pertanggungjawaban (akuntabilitas) atas hasil yang telah dicapai.


B.            Prinsip Delegasi

Dibawah ini adalah prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif :

a.         Prinsip scalar

Proses skalar adalah mengenai perkembangan rantai perintah yang menghasilkan pertambahan tingkat-tingkat pada struktur organisasi. Proses skalar dicapai melalui pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.


b.        Prinsip kesatuan perintah

Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja.

c.         Tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas.


Ø   Cara melakukan delegasi

Cara manajer dalam melakukan delegasi antara lain :

a.         Membuat perencanaan kedepan dan mencegah masalah

b.        Menetapkan tujuan dan sasaran yang realistis

c.         Menyetujui standar kerja

d.        Menyelaraskan tugas atau kewajiban dengan kemampuan bawahan

e.         Melatih dan mengembangkan staf bawahan dengan memberikan tugas dan wewenang baik secara tertulis maupun lisan.

f.         Melakukan kontrol dan mengkoordinasikan pekerjaan bawahan dengan mengukur pencapaian tujuan berdasarkan standar serta memberikan umpan balik prestasi yang dicapai.

g.        Kunjungi bawahan lebih sering dan dengarkan keluhan - keluhannya.

h.         Bantu mereka untuk memecahkan masalahnya dengan memberikan ide - ide  baru yang bermanfaat.

i.           Memberikan reward atas hasil yang dicapai.

j.           Jangan mengambil kembali tugas yang sudah didelegasikan.



C.           Teknik Pendelegasian

Manajer pada seluruh tingkatan dapat menyiapkan tugas-tugas yang dapat didelegasikan. Delegasi mencakup kewenangan untuk persetujuan, rekomendasi atau pelaksanaan. Tugas-tugas seharusnya dirangking dengan waktu yang diperlukan untuk melaksanakannya dan sebaiknya satu kewajiban  didelegasikan pada satu waktu.


Ø   Jenis pendelegasian

Dalam bukunya yang berjudul The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen R. Covey menyatakan bahwa ada 2 jenis pendelegasian, yaitu :

a.         Pendelegasian Suruhan (Gofer Delegation)

Pendelegasian suruhan berarti : "kejar ini, kejar itu, kerjakan ini,
kerjakan itu, dan beritahu saya ketika sudah selesai."

 Pendelegasian suruhan berprinsip pada metode, yaitu semua didikte secara rinci dan spesifik step by step cara melakukannya. Pendelegasian dengan cara ini banyak digunakan oleh manager karena mereka berpikir metode yang dilakukan pasti tidak akan keluar dari jalur, minim kesalahan dan sesuai dengan apa yang diinginkan. Tapi kelemahannya adalah bahwa mereka tidak melatih creative thinking anak buah mereka dan bila terjadi kesalahan si anak buah akan merasa tidak bertanggung jawab kepada hasil yang didapat.

a.         Pendelegasian pengurusan (Stewardship Delegation)

Pendelegasian pengurusan berfokus pada hasil dan bukan pada metode, memberikan secara rinci hasil yang diinginkan, bukan memberikan secara rinci apa yang harus dilakukan. Pendelegasian ini memberi pilihan metode kepada anak buah dan membuat mereka bertanggung jawab atas hasil. Pendelegasian metode pengurusan memberi kepercayaan penuh kepada anak buah dan kepercayaan ini adalah bentuk tertinggi dari motivasi manusia. Kepercayaan menghasilkan yang terbaik dari diri manusia. Tetapi dibutuhkan waktu dan kesabaran, dan tanpa mengesampingkan kebutuhan untuk melatih dan mengembangkan orang sehingga kecakapan mereka dapat meningkat ke tingkat kepercayaan itu. Bila pendelegasian pengurusan dilakukan dengan benar, kedua pihak akan mendapatkan keuntungan dan akhirnya jauh lebih banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu yang jauh lebih singkat. Prinsip yang terlibat dalam pendelegasian pengurusan selalu benar dan dapat berlaku pada orang atau situasi jenis apapun.

Ø   Penyebab Gagalnya Delegasi

Ada beberapa hal yang dapat menyebabkan gagalnya delegasi, diantaranya adalah :

a.         Atasan merasa lebih jika mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.

b.        Atasan tidak ingin ambil resiko kalau saja bawahannya salah ataupun gagal dalam menjalankan wewenangnya.

c.         Atasannya kurang atau tidak percaya kepada bawahannya.

d.        Atasan takut apabila seorang bawahannya melakukan tugas dengan sangat baik dan efektif, sehingga dapat mengancam posisinya sebagai atasan.

e.         Bawahan tidak menerima dengan alasan dapat menambah tanggung jawab yang sudah diterima.

f.         Bawahan takut tidak dapat menjalankan tugas-tugas dengan benar dan dikatakan gagal.

g.        Bawahan merasa tertekan apabila dilimpahkan tanggung jawab yang lebih besar.


Ø   Hambatan Pendelegasian

a.         Hambatan pada delegator

·           Kemampuan yang diragukan oleh dirinya sendiri

·           Meyakini  bahwa seseorang “mengetahui semua rincian”

·           “Saya dapat melakukannya lebih baik oleh diri saya sendiri” buah pikiran yang keliru.

·           Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan

·           Rasa tidak aman

·           Takut  tidak disukai

·           Penolakan untuk mengakui kesalahan

·           Kurangnya kepercayaan pada bawahan

·           Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang berlebihan

·           Kurangnya keterampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja

·           Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab.

·           Keseganan untuk mengembangkan bawahan

·           Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan  tindak lanjut yang efektif


b.        Hambatan pada yang diberi delegasi

·           Kurangnya pengalaman

·           Kurangnya kompetensi

·           Menghindari tanggung jawab

·           Sangat tergantung dengan boss

·           Kekacauan (disorganization)

·           Kelebihan beban kerja

·           Terlalu memperhatikan hal hal yang kurang bermanfaat


c.         Hambatan dalam situasi

·           Kebijakan tertuju pada satu orang

·           Tidak ada toleransi kesalahan

·           Kekritisan keputusan

·           Urgensi, tidak ada waktu untuk menjelaskan (krisis manajemen)

·           Kebingungan dalam tanggung jawab dan  kewenangan

·            Kekurangan tenaga


D.           Metode-Metode Pendelegasian

Dalam hal pendelegasian, ada beberapa metode yang dapat dilakukan yaitu :

·            Spesifikasi tanggung jawab secara jelas

Menjelaskan hasil yang di harapkan dari sebuah tugas yang di delegasikan atau dari suatu penugasan,jernihkan sasaran dan prioritas.dan beritahukan kepadanya mengenai batas waktu apa saja yang harus di penuhi.

·           Berikan kekuasaan yang cukup dan princi batas-batas kebijaksanaanya.

Bila memberi tanggung jawab yang baru, tentukan jumlah kekuasaan yang sesuai yang di butuhkan oleh bawahan tersebut agar dapat melaksanakanya.

·           Perinci persyaratan pelaporan

Penting seorang bawahan memahami jenis-jenis informasi yang harus di laporkan, beberapa sering laporan harus di harapkan, dan bagaimana kemajuan akan dipantau (misalnya : laporan tertulis, pertemuan-pertemuan tinjauan)

·           Mengenai kemajuan, presentasi dalam pertemuan-pertemuan departemen evaluasi kerja yang formal

·           Pastikan penerimaan tanggung jawab dari bawahan

Agar pendelegasian itu berhasil, maka bawahan tersebut harus menerima penugasan yang baru tersebut dan mengikat diri untuk melaksanakannya. Karena penugasan tersebut menarik dan penting bagi kemajuan karier bawahan tersebut.

·           Teruskan informasi kepada mereka yang harus mengetahui

Orang yang diberikan wewenang (pendelegasian), ia harus melakukan tugas oleh yang didelegasikan harus diberitahukan tentang tanggung jawab kekuasaan baru dari bawahan kepada rekannya.

·         Pantaulah kemajuan dengan cara yang sesuai

·           Usahakan agar supaya bawahan memperoleh informasi yang dibutuhkan

·           Berilah dukungan dan bantuan namun hindari pendelegasian yang terkait

·           Buatlah agar kesalahan itu menjadi suatu proses belajar (Yukl. Gary.1989).


Ø   Wewenang Yang Didelegasikan


·           Delegasikan tugas oleh yang dapat dilakukan dengan lebih baik oleh bawahan

·           Delegasikan oleh yang mendesak namun bukan yang mempunyai prioritas tinggi

·           Delegasikan tugas oleh yang relevan bagi karier seorang bawahan

·           Delegasikan tugas tugas dengan kesukaran yang sesuai

·           Delegasikan tugas yang menyenangkan maupun yang tidak menyenangkan

·           Delegasikan tugas oleh yang tidak sentral bagi peran manejer


E.            Delegasi Yang Efektif

Delegasi yang efektif dapat dilakukan dengan cara berikut :

a.         Memutuskan pekerjaan yang mana yang akan didelegasikan

b.        Keputusan siapa yang akan ditugaskan

c.         Dukungan sumber daya

d.        Tugas didelegasikan (informasi)

e.         Perlunya campur tangan (meluruskan)

f.         Melakukan feedback (laporan)


James F. Stoner berpendapat :

Tiga prasyarat yang harus dipenuhi agar proses pendelegasian dapat berjalan dengan efektif.

a.         Kesediaan manager memberikan kebebasan kepada karyawan yang didelegasi

b.        Komunikasi terbuka antara karyawan dan manager

c.         Kemampuan manager untuk menganalisis faktor-faktor seperti sasaran organisasi, persyaratan tugas dan kemampuan karyawan.


A.           Kesimpulan

Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer, menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya.

Manajer pada seluruh tingkatan dapat menyiapkan tugas-tugas yang dapat didelegasikan. Delegasi mencakup kewenangan untuk persetujuan, rekomendasi atau pelaksanaan. Tugas-tugas seharusnya dirangking dengan waktu yang diperlukan untuk melaksanakannya dan sebaiknya satu kewajiban  didelegasikan pada satu waktu.


DAFTAR PUSTAKA


Brown, Montague, Dasar-Dasara Manajemen , Jakarta : EGC, 1997.

Kuntoro, Agus, Buku Ajar Manajemen, Yogyakarta : Nuha Medika, 2010.

Suarli dan Bahtiar, Yanyan, Manajemen, Jakarta : Erlangga, 2002.



Jika bermanfaat Silakan share di FB, Tweet maupun GPlus. Berikan saran, pendapat, kritik ataupun pertanyaan di blog ini lewat komentar Facebook atau Google